オフィスの引っ越しは手早く済ませたいものです。業者へ支払う引越し費用をケチって時間を掛けてしまうよりも、プロの作業員により早々に済ませてさっさと仕事に取り組んだ方が良いに決まっていますよね。
とはいえ、業者によってその料金は様々です。まずは見積もりを各社から取寄せて比較検討すると思いますが、その際にとても簡単に事務所移転の見積もりを各業者から取り寄せることが出来るサービスがあります。
引越し業者によって費用が違うのはお分かりだと思います。各社から見積もりを取寄せて検討すると思いますが、そのためにとても便利なサービスがあります。
ネットから一度の入力（およそ数分、最短なら１分程度）だけでたくさんの業者から見積もりを取り寄せることが出来るというものです。
以前であればあちこちの業者に電話をして、、、という面倒なことをしなければなりませんでしたが、現在では様々な業種（たとえば保険や車売買など）において見積もり比較サービスというものが一般化されてきました。その中のひとつが引越しでもあるのです。
特にSOHOのオフィスの場合には規模もそれほど大きくないでしょうから、たくさんの業者で事務所移転の仕事に手を挙げるはずです。まずは見積もり一括サービスを利用して価格の目安を掴み、数社に絞って交渉をしてみましょう。
ちなみにこのサービスは無料で使える優れものです。なのですでに多くの紹介実績があります（2,000万件をゆうに超えています）。事務所移転を予定されている方は利用すると格安な業者を見つけることができますよ。
現在の入居オフィスの解約
オフィスの賃貸借契約の解約には、契約期間終了による場合と、契約期間内の諸事情による途中での解約があります。通常3カ月から6カ月前までに解約予告する旨が契約書に明記されています。当初の契約期間を経過していない中途解約の場合、その期間までの賃料を支払わなければなりません。ある一定期間については、新・旧オフィスで重複して家賃が発生することになります。
このような展開はできるだけ避けたいです。正式な解約予告の通知は、移転先の目途が立ち、確定してから提出する場合が多いようです。決定後、早めに移転の連絡を済ませておくと良いでしょう。
敷金・保証金は、賃貸借契約が終了により退去後、原状回復工事が行われますが、それが完了しますと借り主に返還されます。時期については契約により異なりますので確認が必要ですが、半年以内までの間に戻る場合が多いようです。敷金・保証金は、賃料の支払い債務などの担保として貸主が預かるものです。利息の発生はしません。
これは、賃貸借契約が終了した時に貸主から借主へ返還されます。賃貸借契約終了による明け渡しまでに借主に賃料の未払いやその他の債務がなければ、預託金は通常、無利息で返還されるのが原則です。控除される金額は、償却額、原状回復工事費用、光熱費関係、税金等です。そういったものを差し引いた金額が借主に返還されます。また、償却または敷引がある場合は、その金額と消費税が引かれますが、何パーセント控除されるかなどを確認しておきしょう。
オフィスの原状回復引渡し
オフィスの原状回復は、契約終了後に現在入居中の企業が原状回復する義務を請け負うのが通常です。壁・天井・床などの塗り替え及び張替えは入居企業かテナント側が費用負担するか取り決めがあると思いますが、どこまでが原状回復であるかという問題があります。詳細については、事前に相互に相談しておくのが良いでしょう。
原状回復の範囲は、基本的には、入居時の状態に戻すというのが原則です。できれば、入居時の写真は撮っておいた方が良いです。昔から取引のある業者などがあれば、そこに事前に見積りしてもらったりできるからです。それを基に、テナント側の指定業者の見積り金額が妥当であるか確認でき、多少の金額交渉はできるかもしれません。
原状回復の工事費用に関しては、従前から曖昧な部分が残っており、オーナーや管理会社が独自に算定されているケースがあります。このように、契約時には詳細まで確認していなかった賃貸契約者に不利な内容が記載されていることが多く見受けられ、原状回復費用を過大請求されるのも問題となっています。敷金・保証金問題は少しの値引きをしてもらうことが精一杯です。やはりオーナーや管理会社は周りに専門的な立場の方がいて、熟知されています。そのため、言い分が通ってしまうことが現状です。
しかし、交渉に応じてくれる場合もありますので、必ず交渉した方が良いです。交渉次第で変わってくるかもしれません。
旧オフィスの契約完了に向けて、契約完了日までに原状回復の状況をきちんと確認し、オフィスの明け渡しを行います。最後に、鍵の返却や敷金・保証金の返還方法などの確認もきちんとしておきます。
事務所の契約・発注
事業所の契約は、移転の3ヵ月から6ヶ月前に行います。移転候補が選定されると、まず、賃貸の場合ですが、借室申込書の提出をします。会社概要などを提出し、オーナーから審査されます。審査が通ると、賃貸条件の交渉をします。契約日と入居日、賃料発生日などです。社内上、問題がなければ決定し、賃貸借契約書を締結します。
契約期間は賃貸借契約の契約開始日から終了日の期間で、一般的に2年から3年ぐらいの期間を定めます。契約時必要書類の提出・契約書の調印をすると、契約書が成立します。法人契約、個人契約に関係なく、契約時には連帯保証人を立てる場合があります。連帯保証人が必要となる契約で、法人契約の場合はその法人の代表者が、個人契約の場合は第三者を立てる必要があります。保証金・敷金の入金を確認し、その預り書の交付を授かります。保証金・敷金は賃料の支払い債務などの担保として貸主が預かるものです。無利息となります。保証金・敷金は月額賃料に対して何カ月分を預けるといった計算方法になっている場合が多いです。条件面はもちろんですが、契約書の内容はしっかり確認しておくことが大切です。
契約を締結すると、オフィスのレイアウトを決定し、各種の発注業務が発生します。それぞれの業者が決まったら、レイアウト図面にしたがって、打ち合わせを行います。新オフィスで新たに購入する物、移設する物、廃棄処分する物を決定してから、発注をします。多岐に渡るため、打ち合わせは入念に行った方が良いでしょう。
移転準備・作業
オフィスのレイアウトなどを決定すると、移転に伴う各種の発注業務が必要となります。それに向けて、準備を進めていきます。移転準備としては、電話・FAXなどのOA機器やオフィス家具、移転案内状・社内用の書類などがあります。それぞれの発注業者が決定したら、打ち合わせをしていきます。
新規で購入する物、そのまま移行する物、廃棄処分する物を明確にします。壁・床などの内装工事や電話などのOA機器、空調・照明関係などの設備工事を含めたオフィス移転作業の全体的なスケジュールを立て、手順を決定します。移転準備の確認には、移転チェックリストなどを作成して、優先順位を決め、１つずつ確実に行うようにします。
各業者への発注作業ですが、新しい電話番号などが決定したら、社内上の手配として、移転案内状や社内用の事務用品の発注を行います。移転案内状は、取引先に遅くとも2週間ぐらい前には届くようにし、また、名刺は移転後すぐに使えるように早めに準備しておきます。社内印刷物としては、その他には、会社案内・略図・印章・ゴム印・封筒類・伝票などです。ＷＥＢサイトの変更手続きや定期乗車区間の変更も必要です。新聞配達も契約変更が必要です。銀行・郵便局への届け出も行い、リース機器会社などの契約変更もします。
設備の利用方法や工事に関する規則を事前に確認します。空調設備の稼働時間制限やオフィスの利用時間もないか、事前に確認しましょう。業務に不都合がでないように入念に備え、準備・作業をするようにします。
オフィスの内装・設備工事
社員のための快適なオフィス造りのために、内装・設備工事は大事です。その中でも、移転先の電気容量、空調設備などはそれぞれの配置を決めていく際に、重要視される部分です。それぞれの配置を決定した後、目的・用途に応じて、事務所や会議室、休憩スペースなど、具体的なレイアウトを一つずつ決めていきます。場合によっては空調工事が必須になりますから、図面を確認しながら進めていきます。契約締結前に事前に確認しておく必要があります。
オフィス移転や事務所開設は、工事ごとの作業を、各専門業者へ依頼することになります。
ワークスペースとして、オフィス総面積から共同で使用するスペースが必要になります。将来の社員増員なども勘案します。オフィスの快適性を保つ温度なども考慮します。パーテーションなどで仕切られた場合、空調を妨げないように注意します。法律上、消防法でも定められた条項があり、それに違反がないかどうか必ず確認するようにします。
将来的にも、配線処理などの変化に対応できるフロアを選ぶことが大切です。ネットワーク配線やサーバ機器などは一番注意が必要になります。書類や資料などは、ペーパーレス化時代とも言われていますが、業務を続けていけば続けるほど、日々増加していくものです。書庫、倉庫、資料室などで天井近くや壁面など、余剰空間を有効に活用します。ファイリングシステムの導入も省スペースを考える上で有効です。
くれぐれも、配置を決めていく際には、電気系統や照明、空調、消防法などの複雑な制約があるので充分に注意が必要です。１項目ずつ順番にチェックしましょう。
事務所の引越し予定日
移転先がビルに決まり移転日を決める際に、他のテナントと重ならないようにビル側に確認しておきます。移転日時は他のテナントの通勤時や昼休憩、退出時と重ならないようにします。荷物の搬入出で気を付けなければならないのが破損です。引越しの荷物やビルの共用部分にも注意が必要です。引越し時にはしっかりした養生が必要です。荷物の搬入出後、撤去時に損傷などがないか、また、旧オフィスに忘れ物がないかなど確認をします。
一段落ついたら、テナントへの挨拶をきちんと行います。また、引越し作業は騒音などで他のテナントへ迷惑をかけることになります。事前に一言挨拶することをお勧めします。移転に関わっている者は作業が順調に進んでいるか、運送会社などと連絡をとりスムーズに行うのが重要です。新オフィスに移転が終了した後、荷物の整理を行います。廃棄処分する物がでてくると思いますが、処分するには、費用負担がかかりますので、注意が必要です。他の業種と同様に、引越し・移転の繁忙期があるはずです。学校の入学、会社への就職などで混雑が予想される春はまさにその時期にあたると思います。道路が混雑するおそれがある月末なども避けるようにした方が良いかもしれません。
電話の移転手続きは、事前に準備・進行しておきます。電話会社に、電話工事が移転のタイミングでできるように早めに手続きを行います。新オフィスでの電話配線は、什器搬入前に済ましておきます。旧オフィスの電話配線やケーブルは移転終了後に、電話機及び主装置の取り外しを行います。また、電話の移転案内サービスは、3ヶ月間無料となります。お得なサービスなので、ぜひご利用ください。
安全でゆとりのある引越しのために、スケジュールなどを事前確認すると、スムーズに移転が行えます。
オフィス移転後の届出・手続き
移転日時が決定したら、移転の手続きに入ります。住所や電話番号が変更することによっての届出や手配を漏れのないようにチェックしていきます。各種官公庁への届出ですが、法務局・都道府県税事務所・社会年金事務所・労働基準監督署・郵便局などです。早めにスケジュールを確認し、漏れのないようにしておきましょう。
まず、法務局への届出ですが、移転後2週間以内にします。移転先などにより、必要書類が違ったりしますので、確認が必要です。特に本社移転の場合に関しては、定款の変更などの手続きが必要になります。次に、税務署ですが、移転後１ヶ月以内にします。移転登記をしてからの手続きとなります。それと登記簿謄本などを添えて、納税地移転の届出書をそれぞれの所轄の税務署へ提出します。
その他には、給与支払い事務移転の届出などが必要です。次に、都道府県税事務所ですが、事業開始日から10日以内にします。登記簿謄本を添付して事業開始等申告書などを提出します。これらの書類は所在地と転出先の各都道府県税事務所へ提出します。ただし、エリアにより、例外もあるので確認した方が良いです。郵便局への移転届と転送手続きも必要です。
電話・インターネットなどの移転手続きは、現在地と新・旧の各電話局などで手続きをします。工事予定日が決まれば、早めに受け付けしておいた方が良いです。盗難や災害など、様々な危険を予測して、損害保険に加入しておきましょう。種類により様々な対象範囲がありますので、最適なものを選択します。このように、届出・手続きは煩雑であるため、一つ一つ確実に行いましょう。
オフィスの引越しはどう違うの？
皆さんもよく聞く引越屋さんが、実は私たち一般市民の引越しだけでなく、会社の引越しもされているってご存知でしたか？会社の引越しと聞いても、学生さんや主婦の方はあまりイメージが湧かないかもしれませんね。イメージとしては家の引越しと同じです。事務所にあるものを一切合切新しいオフィスへ運び込むだけです。
ただ家と違うのは、その荷物の種類や量です。規模の小さな会社であれば荷物もそれほど多くありませんが、5人以上の会社ともなると、5人家族の引越しとはまた違う、量、種類になります。
まず今は個人一人に一台のパソコンがつく時代。デスクもあれば椅子もあります。引き出しもあるでしょう。その全てがかなりの重量となり、パソコンを壊しては信頼問題に発展します。情報漏洩だって考えられます。20人規模の会社ともなると、それはすごい規模になりますよね。ペーパーレスの時代といっても書類も山のようにあります。とにかく荷物が多いのがオフィスの引越。
そのオフィスの引越しプランで最近便利なものがあります。それがすべてお任せのプランです。荷造り、荷解きはもちろんですが、なんとパソコンのLAN回線や、電話回線なども専門業者との窓口になって施工してもらえるんです。
つまり引越しに関する窓口を引越し業者で一本化するわけですね。なんだか窓口代と手数料を取られているだけのような気がしますが、電話会社や色々連絡するのって意外にめんどくさい。それが一本化になるのは、会社の仕事効率も向上するわけです。
街の社長さん、オフィスの引越しプラン、如何ですか？
